OpenKM Record Management asigură controlul eficient și sistematic al fluxului informațional prin crearea, recepția, întreținerea, utilizarea și eliminarea înregistrărilor, a dovezilor și informațiilor despre activitățile comerciale.

Acest modul auditează permanent proiectele în care există termene limită pentru acțiuni specifice și notifică, respectiv impune activități specifice celor care trebuie să efectueze sarcina de lucru.

Prin intermediul OpenKM sunt posibile implementarea unor proceduri de păstrare, distrugere sau transfer a înregistrărilor care sunt reglementate prin lege. Distrugerea este procesul de eliminare sau ștergere a înregistrărilor, dincolo de orice posibilă reconstrucție.

Planul de conținut disponibil în OpenKM reprezintă un set de reguli care indică, pentru fiecare tip de înregistrare următoarele: unde ar trebui să fie păstrate, politicile care se aplică acestora, cât timp trebuie păstrate, cum ar trebui să fie eliminate și cine este responsabil cu gestionarea acestora.

Beneficiile utilizării modulului de Gestionare a Înregistrărilor

• gestionarea conținutului înregistrărilor
• managementul ciclului de viață al informațiilor stocate
• stabilirea modului de gestionare a documentelor

OpenKM oferă un mediu optim pentru definirea planurilor de afaceri, simplificând procesele de lucru și ajutând angajații să se coordoneze eficient atât cu compania, cât și între ei. Prin conectarea proceselor cu crearea de conținut și documente, OpenKM permite organizațiilor să facă schimb de informații tranzacționale și să răspundă mai rapid la schimbări și evoluție.

Beneficiile utilizării modulului Proceduri de Lucru

• crearea de proceduri de lucru complexe
• facilitarea revizuirii, aprobării și validării procedurilor
• management de proiecte prin atribuire de sarcini grupurilor sau utilizatorilor
• monitorizarea sarcinilor fluxului de lucru, a statusului și a procesului
• notificări configurabile - trimiterea de email-uri aferente

Având în vedere un anumit eveniment, poți aplica reguli de validare și anumite acțiuni care trebuie efectuate asupra documentelor fără intervenție umană. Câteva exemple sunt:

• Captură metadate
• Clasificarea documentelor
• Execuție automată a fluxului de lucru stabilit
• Semnătură electronică

Principalele avantaje ale automatizării sunt:

• Productivitate crescută
• Timp de gestionare redus
• Calitate îmbunătățită
• Grad ridicat de precizie
• Costuri și cheltuieli directe cu forța umană reduse
• Automatizarea documentelor

Mail Archiver: Aplicația se utilizează ca un sistem de gestionare a documentelor pentru a stoca email-uri. Acest modul permite crearea unui proces automat pentru păstrarea și protejarea tuturor e-mailurilor.

Multitenant: Este o funcție care permite mai multor utilizatori să fie găzduiți pe o singură instanță care poate fi instalată fie pe un singur server sau pe un cluster.

Semnătura electronică: În comerțul electronic și în lege, o semnătură pe un document este o indicație că persoana acceptă intențiile înregistrate în document.

Cod de bare: Este un modul de citire și identificare a codurilor de bare.

Facturare electronică: Modulul de facturare electronică extrage facturile în format „XML” și le stochează în sistem.

CMIS: Conectorii specifici OpenCMIS, permit sistemului OpenKM să fie utilizat ca server CMIS.

Criptografia: Fișierele sunt criptate și decriptate în funcție de nevoile utilizatorului.

Rapoarte:Acest modul facilitează generarea de rapoarte tip Jasper în format PDF.

Manager de activități: Atribuirea de sarcini și roluri utilizatorilor se realizează în mod facil.

OpenKM oferă o platformă interoperabilă pentru a valorifica resursele informaționale la nivel de companie. Am dezvoltat OpenKM cu scopul de a oferi mai multe metode de integrare:

OpenKM SDK-uri pentru Java și .Net.

Utilizarea API-ului Webservice REST.

Autentificarea este conectabilă și este ușor de utilizat o bază de date externă a utilizatorilor, LDAP sau Active Directory, SSO și CAS.

Chiar și depozitul de date poate fi configurat pentru a fi implementat în orice bază de date precum MySQL, PostgreSQL, Oracle sau SQL Server.

Conectori disponibili: AutoCAD, MS Office, Vtiger, BonitaSoft, Kofax, Abby Flexicapture.

OpenKM Dev-tools este o suită care îți permite să creezi o aplicație personalizată, adaptată nevoilor organizației tale, să îți gestionezi cu ușurință conținutul informațional, să îți simplifici fluxul de lucru și să să îți crești eficiența și eficacitatea.

Suita de instrumente de dezvoltare a OpenKM este formată din:

• Mediul de dezvoltare OpenKM.
• OpenKM SDK
• Modelul de dezvoltare a interfeței utilizator OpenKM.
• OpenKM KDocs
• OpenKM Import station

Programul de parteneriat al OpenKM este conceput pentru a crea relații reciproc avantajoase prin care se asigură succesul întregului ecosistem OpenKM. Susținuți de echipa oficială OpenKM, partenerii beneficiază de flexibilitate pentru a atrage oportunități noi de afaceri.

Colaborăm deschis și eficient cu toți partenerii pentru a oferi clienților cele mai bune soluții de gestionare a documentelor pentru companii. Așadar, ne angajăm să îți oferim resursele de care vei avea nevoie pentru a-ți pune în practică inițiativele inovatoare cât mai rapid.

Partenerii OpenKM sunt o comunitate în creștere formată din: integratori de sisteme, furnizori de software, furnizori de infrastructură și reselleri care își construiesc soluțiile vândute cu ajutorul OpenKM.

Printre beneficiile pe care le ai în momentul în care devii partener se numără: training-ul utilizatorilor finali cu privire la utilizarea corectă a aplicației pentru a maximiza potențialul acesteia, consultanță, configurarea produsului, posibilitatea de găzduire externă etc.

Suntem mereu în căutarea unor parteneri entuziaști care au o experiență tehnologică vastă, se anjazează să ofere soluții inovatoare clienților și au o prezență bine-cunoscută în regiunea lor.